Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm
Quản Lý Bán Thuốc QuanLyKiot

Bước đầu tiên để bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý bán thuốc QuanLyKiot là tạo tài khoản và thiết lập thông tin cơ bản cho nhà thuốc của bạn.

Cách đăng ký tài khoản

1. Truy cập quanlykiot.com và nhấn nút "Dùng thử miễn phí"
2. Điền tên đầy đủ, email và mật khẩu của bạn
3. Xác nhận email qua link gửi về hộp thư (kiểm tra cả mục Spam nếu không thấy)
4. Đăng nhập lần đầu và hệ thống sẽ hướng dẫn thiết lập nhà thuốc

Thiết lập thông tin nhà thuốc GPP

Sau khi đăng nhập, vào Cài đặt > Thông tin nhà thuốc và điền đầy đủ:

• Tên nhà thuốc: Tên hiển thị trên hóa đơn và báo cáo
• Loại hình: Nhà thuốc GPP, Quầy thuốc, hoặc Chuỗi nhà thuốc
• Địa chỉ & số điện thoại: Dùng cho hóa đơn và liên hệ hỗ trợ
• Số giấy phép kinh doanh dược: Phục vụ báo cáo GPP
• Logo nhà thuốc: Hiển thị trên hóa đơn bán hàng

Việc nhập đúng và đầy đủ danh mục thuốc là nền tảng để phần mềm quản lý nhà thuốc hoạt động hiệu quả. QuanLyKiot hỗ trợ nhập từng sản phẩm hoặc nhập hàng loạt bằng file Excel.

Cách 1: Thêm sản phẩm thủ công

1. Vào menu Sản phẩm > Thêm sản phẩm mới
2. Điền tên thuốc — hệ thống tự gợi ý từ cơ sở dữ liệu dược quốc gia
3. Chọn hoạt chất, dạng bào chế, nhà sản xuất, xuất xứ
4. Nhập đơn vị tính (viên, vỉ, hộp, lọ...), giá nhập, giá bán lẻ
5. Tích chọn Thuốc kê đơn nếu thuốc cần đơn bác sĩ
6. Nhấn Lưu sản phẩm

Cách 2: Nhập hàng loạt bằng Excel (Khuyến nghị)

Tiết kiệm thời gian khi có danh mục lớn:

1. Vào Sản phẩm > Nhập từ Excel
2. Tải file mẫu Excel về máy tính
3. Điền thông tin theo đúng cột trong file mẫu
4. Upload file lên hệ thống — phần mềm tự kiểm tra và nhập dữ liệu

Thông tin cần có cho mỗi sản phẩm thuốc

Mỗi lần nhập hàng từ nhà cung cấp, bạn cần tạo phiếu nhập kho để cập nhật tồn kho và theo dõi giá nhập, lô hàng, hạn sử dụng theo chuẩn GPP.

Các bước tạo phiếu nhập hàng

1. Vào menu Kho hàng > Nhập kho và nhấn "Tạo phiếu nhập mới"
2. Chọn nhà cung cấp (hoặc tạo mới nếu chưa có trong hệ thống)
3. Nhập ngày nhập hàng và số hóa đơn từ nhà cung cấp
4. Thêm từng mặt hàng: tìm tên thuốc, điền số lượng, giá nhập, số lô, hạn dùng
5. Kiểm tra tổng tiền và nhấn "Xác nhận nhập hàng" để lưu và cập nhật kho

Tính năng thông minh trong quản lý nhập hàng

• Theo dõi lô và hạn dùng: Mỗi lần nhập hàng gắn với số lô riêng biệt, hệ thống tự cảnh báo khi hàng sắp hết hạn (30, 60, 90 ngày)
• FEFO tự động: Khi bán hàng, hệ thống tự ưu tiên xuất lô có hạn dùng gần nhất (First Expired, First Out) theo chuẩn GPP
• Công nợ nhà cung cấp: Theo dõi số tiền đã trả, còn nợ từng nhà cung cấp ngay trong phiếu nhập
• Lịch sử nhập hàng: Xem lại toàn bộ lịch sử nhập của từng sản phẩm để đàm phán giá tốt hơn

Giao diện bán hàng của QuanLyKiot được thiết kế tối giản, tập trung vào tốc độ — giúp dược sĩ hoàn thành một giao dịch trong vòng 30–60 giây kể cả in hóa đơn.

Quy trình bán thuốc thông thường

1. Mở giao diện Bán hàng (phím tắt F2 hoặc nhấn nút Bán hàng trên menu)
2. Tìm thuốc bằng cách gõ tên thuốc hoặc quét mã vạch bằng máy scanner
3. Chỉnh số lượng nếu cần, hệ thống tự điền giá bán đã thiết lập
4. Thêm các thuốc tiếp theo vào giỏ hàng tương tự
5. Chọn hình thức thanh toán: Tiền mặt, Chuyển khoản, Thẻ
6. Nhấn Thanh toán — in hóa đơn hoặc gửi SMS cho khách

Bán thuốc kê đơn (prescription)

Đối với thuốc kê đơn, phần mềm yêu cầu bổ sung:

• Tên bác sĩ kê đơn và cơ sở y tế
• Tên bệnh nhân, ngày sinh
• Chẩn đoán và hướng dẫn dùng thuốc
• Có thể scan và lưu ảnh đơn thuốc gốc

Các tính năng bán hàng nâng cao

Quản lý kho hiệu quả giúp nhà thuốc tránh tình trạng hết hàng đột ngột, giảm thiểu tổn thất do hàng hết hạn, và tối ưu vốn lưu động. QuanLyKiot cung cấp đầy đủ công cụ kiểm soát kho theo chuẩn GPP.

Xem tồn kho và cảnh báo

• Vào Kho hàng > Tổng hợp tồn kho để xem số lượng hiện tại của tất cả sản phẩm
• Lọc danh sách theo: Sắp hết hạn, Tồn dưới mức tối thiểu, Hết hàng, Hàng chậm luân chuyển
• Thiết lập mức tồn tối thiểu cho từng sản phẩm — nhận cảnh báo email/SMS khi hàng sắp hết

Kiểm kê kho định kỳ

1. Vào Kho hàng > Kiểm kê và chọn danh mục cần kiểm
2. In phiếu kiểm kê để nhân viên đếm thực tế ngoài kệ
3. Nhập số lượng thực tế vào hệ thống
4. Hệ thống tự hiển thị chênh lệch giữa sổ sách và thực tế
5. Lập phiếu điều chỉnh tồn kho nếu có sai lệch

Quản lý hàng sắp hết hạn

Đây là tính năng quan trọng nhất với nhà thuốc GPP:

• Bảng cảnh báo hàng sắp hết hạn: Lọc theo 30, 60, 90 ngày tới
• Trả hàng về nhà cung cấp: Tạo phiếu trả hàng trực tiếp từ danh sách cảnh báo
• Lịch sử lô hàng: Truy xuất nguồn gốc từng lô thuốc khi cần thu hồi

Hệ thống báo cáo của QuanLyKiot cung cấp góc nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh nhà thuốc, từ doanh thu hằng ngày đến phân tích lợi nhuận từng sản phẩm.

Báo cáo quan trọng cần theo dõi thường xuyên

Cách xuất báo cáo ra Excel / PDF

1. Vào mục Báo cáo, chọn loại báo cáo cần xem
2. Thiết lập khoảng thời gian (từ ngày — đến ngày)
3. Nhấn nút "Xuất Excel" hoặc "Xuất PDF"
4. File sẽ được tải về máy tính để nộp kiểm tra, lưu trữ hoặc gửi kế toán